การกำหนดมาตรฐานข้อมูลเป็นกระบวนการที่ใช้เพื่อสร้างรูปแบบที่เหมือนกันสำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ เครือข่าย และระบบต่างๆ นอกจากนี้ยังมักเรียกว่าการทำให้เป็นมาตรฐานของข้อมูล การแปลงข้อมูล การย้ายข้อมูล และการรวมข้อมูล
เป้าหมายหลักของการกำหนดมาตรฐานข้อมูลคือการรับรองความถูกต้อง ความสม่ำเสมอ และคุณภาพของข้อมูลโดยใช้รูปแบบข้อมูลเดียวกันในแอปพลิเคชันและแหล่งข้อมูลต่างๆ ซึ่งช่วยให้สามารถพัฒนาและบำรุงรักษาระบบการจัดการข้อมูลที่ครอบคลุมและยืดหยุ่นได้
ข้อดีประการหนึ่งของการกำหนดมาตรฐานข้อมูลคือช่วยลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล ปรับปรุงความแม่นยำและประสิทธิภาพของการป้อนและถ่ายโอนข้อมูล การนำมาตรฐานมาใช้จะช่วยลดข้อผิดพลาดของลูกค้าและผู้ใช้เมื่อป้อนข้อมูล และลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลที่ไม่จำเป็น
การกำหนดมาตรฐานข้อมูลมีบทบาทสำคัญในเทคโนโลยีสารสนเทศที่ใช้ในสาขาต่างๆ เช่น การธนาคารและการเงิน การดูแลสุขภาพ โลจิสติกส์ การค้าปลีก การผลิต และภาครัฐ อุตสาหกรรมและองค์กรต่างๆ ใช้มาตรฐานที่แตกต่างกันเพื่อให้มั่นใจว่ารูปแบบข้อมูลที่สอดคล้องและเชื่อถือได้
ตัวอย่างของการกำหนดมาตรฐานข้อมูล ได้แก่ รูปแบบข้อมูล XML, HTML และ JSON ซึ่งใช้ในโครงสร้าง จัดเก็บ และแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ มาตรฐานเหล่านี้มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับบริษัทที่ดำเนินการควบรวมและซื้อกิจการ เช่นเดียวกับผู้ที่เข้าร่วมในกิจกรรมการแบ่งปันข้อมูล
การกำหนดมาตรฐานข้อมูลยังสามารถช่วยลดต้นทุนการดำเนินงาน ข้อจำกัดทางภูมิศาสตร์ และความซับซ้อนได้อีกด้วย ด้วยการอนุญาตให้ระบบ เครือข่าย และแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์เข้าใจและใช้ภาษาเดียวกันในการส่งข้อมูล จะช่วยเพิ่มความแม่นยำและความเร็วของการแลกเปลี่ยนและประมวลผลข้อมูล
การกำหนดมาตรฐานข้อมูลยังมีประโยชน์ในการสร้างวัฒนธรรมข้อมูลที่มีประสิทธิภาพและเป็นระเบียบภายในองค์กร ด้วยการใช้รูปแบบที่สม่ำเสมอ รวมศูนย์ และเป็นระเบียบ ช่วยให้มั่นใจได้ถึงการใช้งาน การเข้าถึง และความถูกต้องของข้อมูล นอกจากนี้ยังทำหน้าที่เป็นกรอบงานสำหรับผู้ที่จัดการข้อมูล ซึ่งช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพและมุ่งเน้นความพยายามของพวกเขา
